Koolla koulussa – kuinka käytämme yhteisen aikamme?

Opekokoukset, infovälkät, yt-ajat, vesopäivät, tiimit, johtoryhmän kokoontumiset, ops-palaverit ja lista jatkuu. Opettajan työhön kuuluu suhteellisen suuri määrä erilaisia tapaamisia ja kokouksia. Miten siis käyttäisimme vähäisen yhteisen aikamme parhaalla mahdollisella tavalla? Miten saavutamme jotain sellaista, mihin ei olisi ilman yhteistä kokoontumista päästy? Kysykäämme siis rehellisesti itseltämme, mikä on kokoustemme tuottama lisäarvo verrattuna siihen, ettei kokousta pidetä.

TAVOITE TIEDOSSA 

Kokoontumisen lisäarvoa kannattaa lähestyä tavoitteen kautta. Oikeanlaisten odotusten luomiseksi ja turhautumisen välttämiseksi selkeästi määritelty tavoite on hyvä saattaa osallistujien tietoon jo ennen varsinaista palaveria. Yhteistä keskustelua ja työskentelyä toivova pettyy, jos opekokous painottuu tiedotusluonteisesti asialistan läpilukuun. Konkreettisia päätöksiä odottava turhautuu, jos tiimipalaveri kuluukin diskuteeraamiseen ilman, että asioissa päästään lopputulokseen.

On tärkeää tietää, ollaanko paikalle tultu päättämään, keskustelemaan, tiedottamaan vai ideoimaan. Vaikka käytännössä kokoukset ovat usein eri funktioiden yhdistelmiä, on tavoitteen silti oltava kirkas ja valitut työtavat sen mukaiset.

VETÄJÄN VASTUU

Myös kokouksissa kannattaa huomioida ihmisten erilaisuus ja varmistaa, että kaikilla on realistinen mahdollisuus osallistua kokouksen kulkuun. Äänekkäimmät pääsevät helposti johtamaan vuorovaikutusta, kun taas vaikkapa tarkkailijan rooliin taipuvaiselle saattaa jäädä vähemmän tilaisuuksia saada äänensä kuuluville. Onkin tärkeää pohtia erilaisia vaihtoehtoja tuoda ihmisten näkemyksiä esille. Esimerkiksi erilaisten tasapuolista vuorovaikutusta tukevien sovellusten kokeileminen kokouksissa antaa rohkeutta niiden hyödyntämiseen myös oppilaiden kanssa.

Kaikkien osanottajien tulisi tuntea läsnäolonsa kokouksessa tarpeelliseksi. Kokouksen ohjaaja ei siis voi jättäytyä ainoastaan käsiteltävinä olevien aiheiden asiantuntijaksi, vaan hänen on ennenkaikkea hallittava turvallisten ja inspiroivien ryhmätilanteiden luominen. Näin osallistujien asiantuntemus saadaan esille ja käyttöön, mikä on kokoontumisen tuottaman lisäarvon kannalta elintärkeää.

SAMALLE TAAJUUDELLE SITOUTUMINEN

Tilaisuuden alussa on suositeltavaa virittää tunnelma sellaiseksi, että kaikki kokoustajat ovat sitoutuneesti läsnä, niin fyysisesti kuin henkisestikin. Tämä vaatii vaivannäköa sekä kokouksen vetäjältä että osallistujilta itseltään. Käytännössä orientoituminen ja yhteisten asioiden äärelle virittäytyminen voi olla kuulumisten vaihtoa, ohjattu katsaus tapaamisten välissä tapahtuneeseen, hengitysharjoitus tai puhelinparkki. Mikä tahansa osallistujaporukalle parhaiten toimii.

Aloituksen tavoitteena on, että kukin pystyisi keskeyttämään omat juoksevat askareensa ja ajatuksensa ja keskittymään mahdollisimman täysipainoisesti yhteiseen asiaan. Oikeanlaisen tunnelman luomiseen panostaminen maksaa itsensä takaisin kokouksen tehokkuudessa. Kokous ei siis ole vain vetovastuussa olevan taitojen ja tekniikan varassa, vaan jokaisen osallistujan tulee kantaa omalta osaltaan vastuuta kokouksen onnistumisesta.

RUTIINIEN REFLEKTOINTI

Otetaan konkreettiseksi esimerkiksi infovälkkä eli monissa opehuoneissa viikoittain pidettävä ajankohtaisten asioiden tiedottamiseen tarkoitettu tuokio. Kokoontumisen koetaan luovan mahdollisuuden antaa tiedotuksista herääviin kysymyksiin tarvittaessa nopeasti ja tehokkaasti lisätietoa. Kokoontuminen siis tuottaa lisäarvoa verrattuna vaikkapa ilmoitustauluun tai mailitse lähetettyyn tiedotteeseen.

Entäpä jos saman toteuttaisi esimerkiksi jaetussa tekstidokumentissa, joka tarjoisi jokaiselle mahdollisuuden lisätä omat tiedotettavat asiansa, esittää kysymyksiä ja kommentoida sekä pysyä kärryillä vaikkapa sairastumisen aiheuttamasta poissaolosta huolimatta?

Myös käytänteiden arvioinnissa palataan asetettuun tavoitteeseen. Koetaanko kasvokkain toteutettavilla infovälkillä kuitenkin olevan myös vaikkapa yhteisöllisyyttä tukeva tavoite? Jos näin, tukevatko valitut käytänteet tällöin parhaiten myös yhteisöllisyyden tavoitteen toteutumista?

Kokouskäytänteitä tavoitteineen on siis hyvä tarkastella avoimesti ja yksittäisistä osasista muodostuvana kokonaisuutena, jotta palaset saadaan loksahtamaan oivallisimmin paikoilleen.

KOKOUSTAJAN MUISTILISTA

  • Mikä on kokouksen tavoite?
  • Millä työtavoilla tavoitteseen päästään?
  • Kuka ohjaa kokouksen ja mikä hänen roolinsa on?
  • Millaista valmistautumista tarvitaan?
  • Keiden osallistuminen on oleellista?
  • Mitä kukakin tekee ja milloin kokouksessa sovittujen asioiden eteen?

 

Kommentoi

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s